Trong công tác văn thư, ký nháy là một khái niệm không thể thiếu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ ký nháy là gì, quy định và cách sử dụng chữ ký nháy chuẩn trong văn bản hành chính.
1. Chữ ký nháy là gì?
Chữ ký nháy, hay còn được gọi là ký tắt, là dạng chữ ký được sử dụng để xác nhận tính chính xác của văn bản trước khi trình cho người ký chính thức. Chữ ký nháy đảm bảo nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản đã được kiểm tra và đáp ứng đúng quy định.
Chữ ký nháy thường đặt ở cuối dòng hoặc đoạn văn bản, có thể nằm ở cuối toàn bộ văn bản hoặc cuối mỗi trang. Trong văn bản hành chính, chữ ký nháy cũng có thể xuất hiện bên cạnh "Nơi nhận". Người ký nháy không cần ký đầy đủ họ tên, chỉ cần ký tắt tại vị trí yêu cầu.

Chữ ký nháy tiếng Anh là "quotation mark" hoặc "double quotation mark". Ký nháy tiếng Trung là 签名 (qiānmíng), nghĩa là "chữ ký".
Sự khác biệt giữa chữ ký chính thức và ký nháy ký tắt trong doanh nghiệp là: chữ ký chính thức là tên đầy đủ của người ký, dùng trong tài liệu quan trọng, hợp đồng; còn ký nháy chỉ là ký hiệu ngắn gọn, dùng để kiểm tra tính chính xác văn bản, không có giá trị ràng buộc pháp lý.

2. Quy định về ký nháy văn bản
2.1. Về giá trị pháp lý
Chữ ký nháy xác nhận cá nhân đã xem xét văn bản. Chữ ký nháy không có giá trị pháp lý như chữ ký chính thức, nhưng có giá trị xác nhận văn bản đã được kiểm tra và hoàn thành đúng quy trình.
2.2. Trách nhiệm người ký nháy
Người ký nháy chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung văn bản đã ký nháy trước khi chuyển đến lãnh đạo ký chính thức. Trách nhiệm này bao gồm kiểm tra tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành. Người ký nháy cũng phải tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến bảo mật nhà nước, đặc biệt là quy định về đóng dấu mật.

3. Một số loại ký nháy phổ biến
3.1. Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng
Chữ ký nháy đặt ở dòng nội dung cuối cùng, thường do người soạn thảo quyết định, xác nhận người soạn thảo và chịu trách nhiệm về nội dung.

3.2. Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang
Chữ ký nháy đặt ở dưới mỗi trang văn bản để xác nhận tính liền mạch. Giống như đóng dấu giáp lai.

3.3. Chữ ký nháy tại phần chức danh hoặc nơi nhận
Chữ ký nháy đặt ở phần chức danh người có thẩm quyền hoặc nơi nhận, thường là của người kiểm tra văn bản, sửa lỗi chính tả trước khi chuyển đến người có thẩm quyền ký chính thức.

4. Hướng dẫn ký nháy hợp đồng chuẩn quy định
4.1. Cách ký nháy
Theo Mục II, phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP:
- Chữ ký người có thẩm quyền: Có thể là chữ ký trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.
- Ghi rõ quyền hạn người ký: "TM." (thay mặt), "Q." (quyền), "KT." (ký thay), "TL." (thừa lệnh), "TUQ." (thừa ủy quyền).
4.2. Cách đóng dấu
- Dấu của cơ quan, tổ chức: Đặt bên trái chữ ký, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký.
- Dấu treo: Đặt lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Dấu giáp lai: Đặt giữa mép phải văn bản và trùm lên một phần các tờ giấy (tối đa 5 tờ).

Kết luận
Ký nháy là thủ tục quan trọng trong công tác văn thư. Sử dụng chữ ký nháy chuẩn đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản. Hãy thường xuyên ghé thăm CoolBlog để cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích nhé!
Coolmate - Nơi mua sắm đáng tin cậy cho nam giới
- Tháng 12 có những ngày lễ nào? Tổng hợp các sự kiện trong tháng bạn nên biết
- Hashtag là gì? Cách sử dụng và công dụng của hashtag
- 15+ trung tâm triển lãm văn hóa nghệ thuật được giới trẻ yêu thích
- Mã định danh điện tử là gì? Hướng dẫn cách đăng ký tài khoản